Materi Point Of Sale Kelas 12

Putri Nur Sahbani

12PM2

Administrasi Transaksi

Banyak opini yang menyatakan bahwa point of sales ini disamakan dengan mesin kasir atau cash register. Tetapi secara fisiknya mesin kasir atau cash register ini merupakan sebuah kalkulator atau mesin penghitung yang dilengkapi sebuah mesin print untuk mencetak sebuah struk. Cash register ini juga dilengkapi dengan laci untuk menyimpan uang, tetapi tidak dilengkapi dengan sebuah sistem yang menyimpan semua transaksi jual beli. Biasanya program point of sales ini banyak digunakan pada bisnis retail yang melakukan transaksi jual beli.

Perkembangan Program Point Of Sales

Seiring dengan kemajuan dalam dunia teknologi informasi, penggunaan hardware seperti komputer dengan berbagai aplikasi yang mendukung kinerja komputer. Ini juga berpengaruh pada bisnis retail yang secara fungsinya mesin kasir atau cash register sebagai media Point Of Sales. Dalam perkembangannya, mesin kasir yang menjadi point of sales ini sudah dilengkapi dengan aplikasi point of sales yang bertujuan mempermudah dan mempercepat transaksi jual beli dengan sistem yang mudah untuk digunakan.

Manfaat Program Point Of Sales

Di pasaran sendiri istilahnya jadi bermacam-macam, ada yang menyebut "program toko", atau "software toko", atau "program kasir", atau "mesin kasir" atau "aplikasi inventory", atau "aplikasi toko", atau istilah kerennya "retail system", "inventory system", dsb. Pada dasarnya sama saja, karena semua bisa kita golongkan sebagai aplikasi point of sale dengan melihat fungsi dasar aplikasi tersebut. Dengan menggunakan aplikasi Point Of Sale kita bisa memperoleh beberapa keuntungan dengan adanya nilai tambah (added value) yang bisa diberikan, antara lain:

Peningkatan Kualitas Pelayanan. Dengan menggunakan software point of sales ini, Anda dapat dengan mudah menjalankan proses transaksi dengan cepat dan sistematis tentu sangat mendukung orientasi pelayanan usaha anda terhadap konsumen serta meningkatkan market interest.

Peningkatan Citra Usaha. Setiap konsumen dan stakeholder yang terlibat akan memandang usaha anda sebagai sebuah computerized enterprise yang dikelola dengan baik dan profesional.

Competitive Advantage. Penerapan teknologi informasi (TI) dapat meningkatkan daya saing perusahaan anda dalam kancah bisnis yang memang sangat ketat dan mengutamakan efisiensi waktu, terutama menghadapi era global market.

Kemudahan Proses Controlling & Pengambilan Keputusan. Anda dapat dengan mudah melakukan proses controlling karena semua laporan dapat disediakan dengan cepat, sehingga mempermudah proses pengambilan keputusan baik secara kolektif maupun personal.

Untuk mengoptimalkan penggunaanProgram Point Of Sale tentu saja diperlukan perangkat komputer yang memadai sebagai media aplikasi. Perangkat pendukung nya seperti barcode scanner yang berfungsi sebagai media input. Perangkat lain, yaitu pole display yang mempunyai fungsi untuk menampilkan harga ke konsumen. Hadware pendukung dari program point of sales ini membutuhkan cash drawer yang digunakan sebagai laci penyimpanan uang. Selain cash drawer, ada perangat lain yang dibutuhkan untuk mengoperasikan program point of sales, adalah mini printer yang digunakan untuk mencetak struk atau faktur hasil dari setiap transaksi yang berhasil dilakukan.

Didalam sebuah komputer kasir, terdapat software point of sales. Dan tentu saja, sebelum kita memutuskan untuk menggunakan software point of sales online, ada beberapa hal yang wajib kita ketahui, khususnya mengenai 

Fungsi Point of Sales(POS) itu sendiri :

• Mendata setiap transaksi secara lengkap dan detail sehingga dapat menjumlahkan hasil penjualan pada hari itu.

• Dapat melakukan cek stock barang secara acak kapanpun. Hal ini mengurangi kecurangan atau kurang ketelitian karyawan

• Laporan Profit usaha dapat diketahui secara online dan real time

• Anda dapat mengganti harga jual secara massal dengan cepat. Misalkan menjelang lebaran ini, harga produk tertentu naik, Anda tidak perlu mengganti satu-per-satu, namun dapat melakukan penggantian per supplier maupun per kategori barang.

• Omzet dan Inventori dapat dilihat secara online dan realtime.

• Dapat mengetahui persediaan barang apa yang masih memiliki stok lumayan banyak sehingga anda dapat memberi perhatian lebih khusus seperti promo khusus.

• Mempersingkat proses transaksi

• Menjaga keamanan transaksi

Optimalisasi pengolahan data dan cepat dalam pemrosesan transaksi. hemat waktu dan relevan dalam bertransaksi. Perkembangannya saat ini mengarah pada penggunaan mesin kasir online yang berbasiskan komputer Point Of Sales atau biasanya di sebut POS Online.

Nah, bila anda sudah tau mengenaiFungsi Point of Sales Online. maka sekarang kita langsung ke tema selanjutnya yaitu Definisi Point Of Sales dan kita langsung saja baca di bawah ini :

Definisi dan Fungsi Point of Sales Online » Definisi Point Of Sales »Point Of Sales dan biasa disingkat POS dapat diterjemahkan bebas menjadi sistem kasir, yaitu aktivitas yang ber-orientasi pada penjualan yang terjadi pada bidang usaha retail.  Mengapa POS ini menjadi terlihat sangat penting? Hal ini semata-mata karenaPoint of Sales (POS) merupakan terminal tempat uang diterima dari pelanggan ke toko retail. Bagi pemilik usaha, uang masuk adalah indikator yang paling mudah untuk mengukur pendapatan, disebut dengan OMZET.

Point of Sales (POS) juga menjadi sangat penting karena seiring dengan berkembangnya usaha, sistem kasir akan dijalankan bukan oleh pemilik, namun oleh karyawan. Karena itu pemilik wajib tahu apa yang dikerjakan oleh kasir, dan berapa uang yang didapatkan secara tepat.

Para pengusaha retail lama mungkin telah terbiasa dengan mesin kasir elektronik atau disebut Cash Register. Cash Register adalah sistem kasir sederhana yang bisa mengetahui omzet hari ini. Mesin ini juga bisa mengetahui aktivitas uang masuk oleh masing-masing karyawan kasir, jika dipakai oleh lebih dari satu orang.

Seiring dengan pesatnya perkembangan komputer, cash register mulai ditinggalkan dengan alasan sebagai berikut :

1. Kapasitas penyimpanan terbatas

2. Hanya dapat melakukan transaksi POS sederhana

3. Tidak dapat digunakan untuk kepentingan lainnya

4. Sistem POS terlalu sederhana. Kalaupun ada cash register yang mampu mendukung sistem  stok (persediaan), harganya sangat mahal dibandingkan komputer

5. Tidak dapat di upgrade. Misalnya tidak mendukung sistem Barcode. Kalaupun ada, harganya juga mahal.

6. Biaya maintenance tinggi. Jika terjadi kerusakan modul, spare-part jarang tersedia dan harganya mahal.

Sistem Point of Sales (POS) atau kasir telah digantikan oleh sistem komputer kasir. Walaupun tahap implementasi awal terlihat lebih rumit, namun fitur yang disediakan jauh melebihi cash register.

Saat ini cash register hanya cocok dipakai untuk counter-counter sederhana yang tidak mempunyai terlalu banyak barang. Misalnya depot di food court, open space counter di mall, atau usaha retail dengan frekuensi penjualan yang rendah. Satu-satunya keunggulan cash register adalah bentuknya yang compact dan mudah dipindah-pindah.

Perbedaan Mesin Kasir dan Mesin POS (Point of Sales)

Mesin Kasir/Mesin Kas/Mesin Register/Cash Register adalah sebuah piranti elektris atau mekanikal yang dipergunakan untuk menghitung atau merekam transaksi penjualan, dan jika dilengkapi oleh cash drawer maka berfungsi pula untuk menyimpan alat pembayaran. Mesin kasir biasanya juga secara otomatis mengeluarkan tanda terima berupa kwitansi atau struk nota.

Mesin POS atau PoS memiliki banyak pengertian, namun secara umum, Point-of-Sale adalah sebuah sistem yang memungkinkan diadakannya proses transaksi. Kalau ingin dirunut lebih spesifik lagi, maka PoS memiliki pengertian sebagai hardware atau software yang digunakan untuk transaksi. Tidak itu saja, sistem PoS modern dilengkapi dengan sistem pelaporan manajemen yang terintegrasi. Sistem PoS digunakan di supermarket, restoran, hotel dan tempat-tempat lain yang membuka jasa retail. Dalam lingkup yang luas, POS juga bisa berarti proses pelayanan transaksi dalam sebuah toko retail.

Kedua pengertian tersebut adalah terjemahan bebas dari website Wikipedia. Secara umum bahwa POS adalah sebuah sistem yang memungkinkan diadakannya transaksi yang di dalamnya termasuk juga penggunaan mesin kasir. Dalam lingkup POS, sebuah mesin kasir tidak berdiri sendiri, namun sudah termasuk di dalamnya software penunjang dan piranti lain. Sistem POS melakukan lebih dari sekedar tugas transaksi jual beli, di dalamnya bisa terintegrasi juga perhitungan akuntansi, manajemen barang dan stock, modul penggajian karyawan, perhitungan hutang piutang dan berbagai macam fungsi lainnya.

Dalam perkembangannya, mesin kasir mengalami evolusi sampai sekarang yang kita lihat sekarang ini di berbagai supermarket ataupun hipermarket. Mesin kasir yang sudah computerized plus dilengkapi dengan barcode scanner, cash drawer dan digital scale bisa disebut juga dengan nama mesin POS.

Dari penjelasan di atas seakan kedua jenis mesin tersebut adalah sama. Namun Mesin POS lebih mengacu kepada penggunaan teknologi untuk melakukan efisiensi transaksi, dalam hal ini adalah kecepatan, ketelitian, dan kelengkapan pelaporan manajemen. Sementara mesin kasir/cash register hanya menyediakan fungsi PoS sederhana, dalam ini hanya mengacu kepada perekaman transaksi harian yang sederhana.

Jadi kalau anda adalah pemilik retail shop yang berminat untuk melengkapi toko anda dengan sebuah piranti pembantu, jelas Mesin PoS yang anda butuhkan, bukan lagi mesin kasir.

PROGRAM NAMA KASIR:

1.       Pilih icon Inventory

2.       Isikan user name: admin; password: admin

3.       Klik Utility, klik/pilih List User

4.       Isikan pada kolom/jendela:

User name                          : nama kecil/nama panggilan

Full name                            : nama lengkap

Password                            : isikan password

Confirm password           : ulangi password yang telah di masukkan

Kelompok                           : pilih “Kasir”

5.       Klik “Add” yg ada di kiri bawah

6.       Klik “Close”

7.       Klik “Tutup”

PROGRAM MENAMBAH BARANG:

1.       Masuk ke icon Inventory

2.       Klik/ pilih “Stock”

3.       Isikan pada jendela/kolom:

Kode barang                    : langsung di scanner barcode barang yang ada pada kemasan

Barang-barang curah yang tidak ada barcode nya, masukkan kode     PLU nya. 

Nama                               : tuliskan nama produk dan specifikasinya

Golongan                          : tuliskan kode barang sesuai pengelompokan oleh perusahaan,  

                              Misalnya: food, non food, fresh, ATK, houseware, dls

Satuan                              : tuliskan satuan yg dijual pd produk tsb< misal pcs, kg, ltr, dlsMerk                                         : tuliskan merk produk, misalnya Unilever, Wings, dls. 

4.       Harga beli                        : tuliskan harga beli

5.       Harga jual                        : tuliskan harga jual

6.       Kolom2 lainnya                : misalnya diskon, tuliskaan % atau Rp nya

7.       Setelah selesai dan dirasa cukup, klik “Simpan” kemudian “Tutup”

PROGRAM STOCK BARANG:

1.       Masuk ke icin Inventary terlebih dahulu

2.       Klik “Utility”, klik “Saldo”, dan klik “Awal Stock”

3.       Pilih/klik “Barang”

4.       Isikan kolom yang ada, antara lain:

Unit awal                             : tuliskan jumlah awal produk yang ada, dan semua yang diperlukan

5.       Setelah selesai semua, klik “Simpan”

6.       Klik “Tutup”, kemudian klik “Keluar”

PROGRAM PENGOPERASIAN KASIR:

1.       Masuk ke icon POS

2.       Masukkan/isi pada kolom:

User name                          : nama singkat/nama kecil yang telah di program sebelumnya

Password                            : tuliskan password yang telah dibuat sebelumnya

3.       Setelah halaman untuk transaksi muncul, dapat langsungmengoperasikan dg cara:

Scan barcode yang ada pada kemasan, apabila terdapat 3 produk maka tekan angka 3, kemudian tekan “enter”.

Apabila produk tsb merupakan produk curah yang tidak ada barcode nya, maka masukkan kode PLU secara manual, tekan ‘enter’, tekan ‘berat’ atau ‘jumlah produk’, tekan “enter”

4.       Lanjutkan dengan transaksi berikutnya sampai selesai.

5.       Tekan “F5” akan muncul tampilan jumlah nominal yang harus dibayarkan

6.       Masukkan nilai nominal uang yang dibayarkan.

7.       Klik “F2”, akan tercetak hasil transaksi